1. בחירת מיקום נגיש
גם אם מדובר בכנס מקצועי וגם אם מדובר באירוע משפחתי, נגישות האולם או הגן, בעלת חשיבות עליונה להצלחת האירוע והגעת המוזמנים. רצוי לקיים את האירוע במיקום גיאוגרפי נוח וקרוב לרוב המוזמנים, בין אם זה בצפון, בדרום או במרכז. יתרה מכך, חשוב לבחור אולם אירועים או מרכז כנסים שנגיש לקהל המוזמנים. יש לתת את הדעת אם מדובר בקהל צעיר ברובו, אזי חשובה הנגישות לתחבורה ציבורית לדוגמא.
2. תשתיות מתאימות לאופי האירוע
בבחירת המקום לעריכת האירוע, חשוב לוודא שהנכס מתאים לאופי האירוע המתוכנן. למשל אם האירוע המתוכנן הוא כנס משולב פאנלים – חשוב לוודא שבמקום הנבחר קיימים האמצעים המתאימים כמו מערכת הגברה מתאימה, במה, גב במה וכיו"ב.
3. מיקום מתאים למספר המשתתפים
כמעט מיותר לציין, אך חשוב לשים לב כי האולם או גן האירועים הנבחר ערוך לקיום כנסים ואירועים בסדר גודל המתאים למספר המשתתפים שאתם צופים לאירוע. הן מבחינת גודל החלל והן מבחינת התשתיות העוטפות כמו מקומות חניה, מלתחות וכיו"ב.
4. שמירה על מסגרת תקציבית
פרט נוסף ואחרון שלרוב יותר נוח להתעלם ממנו כשמרגישים שיש "פיצוח" והאולם המושלם נמצא היא המסגרת התקציבית. כדי שאירוע מסחרי או פרטי, יהיה סיפור הצלחה הוא חייב להתבצע במסגרת התקציבית שהוקצתה לו ולא להפוך לעול כלכלי. גם אם נמצא מקום שעונה על כל צרכי האירוע, מומלץ להתמקח על המחיר ולוודא שהוא נשאר בגבולות שהוצבו בתחילת ארגון האירוע.
כפי שניתן לראות, בחירת מקום מושלם לקיום כנסים ואירועים היא אמנם משימה לא פשוטה, אך גם לא בלתי אפשרית. ואם עוקבים אחר ארבעת כללי האצבע שלנו ניתן להבטיח שהאירוע יהיה הצלחה מסחררת!
